Должная осмотрительность при выборе контрагента: полное руководство для бизнеса в 2026 году

Ошибка при выборе поставщика может обойтись бизнесу в миллионы рублей. Налоговая доначислит НДС, снимет расходы, назначит штрафы до 40% от недоимки — и всё это из-за одного недобросовестного контрагента в цепочке. Единственная надежная защита — заранее выстроенная система должной осмотрительности.

Что такое должная осмотрительность и почему она важна в 2026 году

Понятие «должная осмотрительность» при выборе контрагента введено в налоговую практику Постановлением Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53 и подразумевает использование налогоплательщиком всех доступных возможностей для проверки информации о контрагенте на предмет его благонадёжности. С 2017 года ключевым нормативным ориентиром стала статья 54.1 НК РФ, закрепившая критерии правомерного уменьшения налоговой базы.

В реалиях 2026 года ставки резко возросли: ставка налога на прибыль повышена до 25%, НДС — до 22%, поэтому непризнание расходов по сделкам обходится бизнесу критически дорого. При этом непроявление должной осмотрительности стало основанием для отказа в вычетах НДС. Формальный подход — «запросили устав и выписку» — гарантированно ведёт к проигрышу в арбитражном суде.

Правовая основа: статья 54.1 НК РФ и позиция судов

Статья 54.1 НК РФ содержит два ключевых запрета:

· Пункт 1 — запрет уменьшения налоговой базы путём искажения сведений о фактах хозяйственной жизни.

· Пункт 2 — запрет уменьшения налоговой базы по сделкам без деловой цели либо когда обязательство исполнено не тем лицом, которое указано в договоре.

Важно: ВС РФ последовательно указывает, что сам по себе факт неуплаты налогов контрагентом или отсутствия у него персонала не означает нереальность сделки для налогоплательщика — если товар поставлен, работы выполнены. Суд разграничивает две ситуации: когда налогоплательщик знал или должен был знать о «техничности» контрагента — и когда проявил должную осмотрительность.

Что требуют суды в 2025–2026 году: практика арбитражных округов

Что должен доказать налогоплательщик:

· ведение деловых переговоров с контрагентом;

· проверку его деловой репутации;

· выяснение адресов и телефонов офисов;

· анализ платёжеспособности и риска неисполнения обязательств;

· проверку наличия необходимых ресурсов (транспорт, персонал, техника).

Должная осмотрительность — это не формальное ознакомление с уставом и выпиской. Эти документы подтверждают только факт регистрации, но не способность исполнить договор. Выписки из системы СПАРК, полученные уже на момент рассмотрения дела в суде, не подтверждают осмотрительность, проявленную до заключения договоров.

Чек-лист: 7 шагов должной осмотрительности при выборе нового поставщика

Шаг 1. Проверка официальных данных через сервисы ФНС

Используйте сервис «Прозрачный бизнес» (pb.nalog.ru) и ЕГРЮЛ (egrul.nalog.ru):

· статус регистрации (действующее / ликвидированное);

· размер уставного капитала;

· сведения о руководителях и учредителях (признаки «массовости»);

· наличие налоговых задолженностей;

· факт непредставления отчётности более 1 года.

Делайте скриншоты всех страниц с датой запроса — это поможет доказать, что проверка действительно проводилась до заключения договора.

Шаг 2. Проверка в базах данных исполнительных производств и арбитражных дел

Проверьте контрагента в:

· Банке данных исполнительных производств ФССП (fssprus.ru) — наличие незакрытых взысканий;

· Картотеке арбитражных дел (kad.arbitr.ru) — судебные споры, банкротство.

Шаг 3. Оценка деловой репутации и реальности деятельности

Реальная (нетехническая) компания «оставляет следы»: её знают на рынке, есть реклама, опыт, подтверждённый реальными контрактами, наличие субподрядчиков, офис или площадка для продвижения. Изучите:

· сайт контрагента, упоминания в СМИ, отзывы клиентов;

· коммерческие предложения (для обоснования выбора именно этого поставщика);

· рекомендации других партнёров.

Для углублённой проверки используйте профессиональные сервисы: СПАРК, Контур.Фокус, СБИС.

Шаг 4. Проверка полномочий лица, подписывающего договор

Запросите у контрагента:

· паспорт руководителя (при личной встрече или через видеосвязь);

· устав и учредительные документы;

· приказ о назначении директора / протокол об избрании руководителя;

· доверенность — если договор подписывает представитель.

Шаг 5. Оценка ресурсов и возможности исполнения договора

Ключевой вопрос: способен ли контрагент физически исполнить обязательство? Проверьте:

· наличие необходимых производственных мощностей, оборудования, транспорта;

· штат сотрудников и их квалификацию (запрос профессиональных допусков);

· лицензии и допуски СРО — если деятельность лицензируется (строительство, медицина, охрана);

· финансовую отчётность за последний год (баланс, отчёт о прибылях и убытках).

При крупных сделках — личный визит в офис, на склад или производственную площадку с фотофиксацией.

Шаг 6. Формирование досье контрагента и документирование

Суды требуют документировать процесс проверки — итоги нужно закрепить в досье до заключения договора, а не после. В досье контрагента должны быть:

· документы о деловой репутации и платёжеспособности;

· информация о численности работников и ресурсах;

· доказательства условий и обстоятельств заключения сделок;

· пояснения по проверке полномочий лиц, подписавших документы;

· распечатки с сайта ФНС, КАД, ФССП (с датами запросов);

· коммерческие предложения от нескольких поставщиков;

· деловая переписка, протоколы переговоров.

Внутренний регламент проверки контрагентов: зачем он нужен

Разовые проверки без системы — это не должная осмотрительность. Регламент проверки контрагентов — внутренний документ компании, устанавливающий чёткий порядок оценки надёжности деловых партнёров и позволяющий снизить хозяйственные, налоговые и иные риски.

Регламент должен:

· быть утверждён приказом директора;

· содержать критерии рисков и категории контрагентов;

· включать процедуры проверки для каждой категории;

· содержать шаблоны запросов и форм проверки;

· назначать ответственных лиц за каждый этап.

При наличии такого регламента налогоплательщик может ссылаться на него как на доказательство системного подхода к осмотрительности в налоговом споре.

Признаки недобросовестного контрагента: красные флаги

При выборе нового поставщика необходимо насторожиться, если контрагент:

· не сдаёт налоговую отчётность или сдаёт её с минимальными показателями;

· зарегистрирован менее 1 года назад;

· имеет минимальный уставный капитал (10 000 руб.) без объяснений;

· не находится по адресу государственной регистрации;

· руководитель и учредитель — одно лицо, при этом числится в нескольких компаниях («массовый» директор);

· не имеет работников, активов, имущества;

· отказывается предоставить документы, подтверждающие ресурсы для исполнения договора;

· предлагает подписать договор «задним числом» или использовать нетипичные схемы оплаты.

Как выстроить систему должной осмотрительности в компании

Должная осмотрительность — это процесс, а не разовое действие. Профессиональный подход включает три уровня:

1. Оперативный: проверка каждого нового контрагента по утверждённому чек-листу до подписания договора.

2. Периодический: обновление досье на постоянных контрагентов с определённой периодичностью (не реже 1 раза в год).

3. Документальный: ведение архива проверок с датами и подписями ответственных лиц — главного доказательства в налоговом споре.

Чем крупнее и нестандартнее сделка — тем глубже должна быть проверка. Всё должно быть документально зафиксировано.

Нужна помощь с построением системы должной осмотрительности?

Самостоятельно выстроить полноценную систему проверки контрагентов — задача непростая: нужно учесть актуальную судебную практику, требования ФНС и специфику вашего бизнеса. Юридическое сопровождение позволяет:

· разработать регламент проверки контрагентов с нуля или доработать существующий;

· составить шаблоны запросов и форм досье под ваш вид деятельности;

· провести аудит текущих партнёров на предмет налоговых рисков;

· подготовить обоснование выбора поставщика для налоговой по уже заключённым сделкам;

· защитить интересы компании в споре с ФНС по ст. 54.1 НК РФ.

Обратитесь за консультацией — и получите индивидуальное решение, которое защитит ваш бизнес от налоговых рисков при работе с контрагентами.